Les erreurs les plus fréquentes en gestion administrative (et comment les éviter)
Une bonne gestion administrative est la colonne vertébrale de toute entreprise, petite ou grande. Pourtant, de nombreux entrepreneurs, travailleurs autonomes et gestionnaires de PME commettent régulièrement des erreurs qui nuisent à leur efficacité et à leur rentabilité.
Dans cet article, nous passons en revue les erreurs administratives les plus fréquentes, leurs impacts, et surtout comment les éviter grâce à de meilleures pratiques… ou à la délégation à Tâchéo.
Ne pas suivre ses factures et paiements
L’erreur
Beaucoup d’entrepreneurs émettent leurs factures mais oublient de :
Faire un suivi auprès des clients en retard.
Envoyer des rappels clairs.
Vérifier régulièrement leurs comptes recevables.
Conséquence
Des retards de paiement qui affectent la trésorerie.
Un stress inutile à courir après l’argent déjà gagné.
Comment éviter cette erreur
Utiliser un système de facturation automatisé.
Prévoir un processus clair de relance.
Ou encore : confier le suivi à Tâchéo, qui gère vos rappels clients de manière professionnelle.
Négliger l’organisation des documents
L’erreur
Accumuler des dossiers papier et numériques sans méthode claire. Résultat : perte de temps à chercher un fichier ou un contrat.
Conséquence
Retards dans les projets.
Risques d’erreurs (ex. : envoyer la mauvaise version d’un document).
Mauvaise image auprès des clients.
Comment éviter cette erreur
Créer une nomenclature simple et logique.
Utiliser des outils de stockage cloud (Google Drive, OneDrive, etc.).
Mise en place de classement et l’archivage numérique à un service comme Tâchéo.
Répondre aux courriels sans stratégie
L’erreur
Passer des heures chaque jour à traiter sa boîte de réception, en répondant au fur et à mesure sans priorisation.
Conséquence
Perte de temps énorme (jusqu’à 2hrs par jour).
Baisse de productivité.
Stress face à une boîte de réception toujours pleine.
Comment éviter cette erreur
Utiliser la méthode des blocs de temps (traiter les courriels 2 ou 3 fois par jour seulement).
Mettre en place des filtres automatiques.
Déléguer la gestion de courriels à Tâchéo pour que seuls les messages importants vous soient transmis.
Reporter la tenue de livres et la paperasse
L’erreur
Attendre la fin du mois (ou pire, de l’année) pour faire sa comptabilité de base, trier ses factures et classer ses reçus.
Conséquence
Perte de temps à devoir tout rattraper.
Erreurs dans la comptabilité.
Retards dans les déclarations fiscales.
Comment éviter cette erreur
Prévoir un petit bloc hebdomadaire pour la gestion des reçus.
Numériser chaque facture dès réception.
Externaliser ces tâches répétitives à Tâchéo.
Vouloir tout faire soi-même
L’erreur
Beaucoup d’entrepreneurs pensent économiser de l’argent en gérant eux-mêmes toutes leurs tâches administratives.
Conséquence
Fatigue.
Manque de temps pour les activités génératrices de revenus.
Perte d’opportunités d’affaires.
Comment éviter cette erreur
Reconnaître la valeur de son temps.
Déléguer ce qui n’est pas au cœur de son expertise.
S’appuyer sur une équipe flexible comme Tâchéo, facturée à la minute, sans engagement.
Ne pas avoir de processus clairs
L’erreur
Travailler de manière improvisée : chaque nouvelle tâche est gérée différemment, sans modèle ni procédure.
Conséquence
Incohérences dans la gestion.
Temps perdu à “réinventer la roue”.
Risques d’erreurs ou d’oublis.
Comment éviter cette erreur
Documenter les processus récurrents (ex. : facturation, suivi des clients).
Standardiser certaines communications (gabarits de courriels, modèles de contrats).
Confier la mise en place et la gestion de ces procédures à Tâchéo.
Sous-estimer l’importance de la relance de soumissions
L’erreur
Négliger de faire des suivis suite aux soumissions faits en période de pointe, par soi-même ou par son vendeur.
Conséquence
Délais des relances trop long.
Perte de de contrats potentiels.
Manque d’information pour s’ajuster au marché.
Comment éviter cette erreur
Utiliser un système de relance par courriel automatisé.
Mettre en place un document de suivi qui servira de rapport.
Travailler avec un partenaire comme Tâchéo qui peut faire vos suivis de soumission et dresser un rapport complet qui vous servira de base de données afin de vous ajuster au marché. En plus, vous ou vos vendeurs optimise leurs temps en contactant seulement les clients à haut potentiel.
Ne pas mesurer son temps et ses tâches
L’erreur
Ne pas savoir combien de temps est réellement consacré aux tâches administratives.
Conséquence
Impression de “ne jamais avoir assez de temps”.
Difficulté à facturer correctement.
Décisions de gestion basées sur des intuitions plutôt que sur des données.
Comment éviter cette erreur
Utiliser un logiciel de time tracking.
Faire des bilans hebdomadaires.
Déléguer l’administration et se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Conclusion
La majorité des erreurs administratives des entrepreneurs provient d’un manque de temps, de structure et de ressources. La bonne nouvelle ? Elles peuvent être évitées en mettant en place de bonnes pratiques, mais surtout en s’entourant d’un partenaire fiable comme Tâchéo.
👉 Avec Tâchéo, vous bénéficiez d’un soutien flexible, à la minute, qui vous aide à éviter ces erreurs coûteuses et à rester concentré sur la croissance de votre entreprise. Parle nous de tes besoins maintenant !
